Underhållsplaner – en nyckelkomponent för effektiv drift och långsiktig framgång för en välmående byggnad

Underhållsplaner utgör en viktig del av förvaltningen av en byggnad. Den möjliggör effektivitet, pålitlighet och långsiktig hållbarhet oavsett om styrelsemedlemmer och boende i byggnaden byts ut. Vissa BRF:er väljer att själva arbeta med underhållsplaner och förvaltningsinsatser medans många har outsorcat den hjälpen till specialiserade förvaltningsbolag inriktade på just BRF:er.

En underhållsplan är en strukturerad strategi och plan som syftar till att säkerställa att en byggnad fungerar optimalt över lång tid genom förebyggande åtgärder och nödvändiga reparationer. 

I denna artikel belyser vi vikten av att upprätta relevanta och fungerande underhållsplaner och hur de bör efterlevas och hur de på så vis gynnar fastighetsägaren och bostadsrättsföreningar.

Varför är underhållsplaner viktiga?

Underhållsplaner fokuserar på förebyggande åtgärder för att undvika oväntade skador, brister, överdrivet slitage. Genom att regelbundet inspektera och underhålla sin fastighet kan potentiella framtida problem identifieras i god tid och åtgärdas innan de leder till onödiga och kostsamma reparationer.

Genom att ha en noggrant utformad underhållsplan kan fastighetsägaren själv optimera driftsprocesserna. Det leder i sin tur till positiva effekter som kanske främst minskade driftskostnader, då potentiella problem adresseras i sin linda och helt enkelt förebyggs från att eskalera.

Regelbundet underhåll förlänger livslängden på byggnaden. Det minskar behovet av frekventa ersättningar och investeringar i ny utrustning, vilket resulterar i långsiktiga kostnadsbesparingar för föreningen.

En viktig och central del i underhållsplanen är att från start identifiera och dokumentera byggnadens olika delar som behöver underhåll. Detta inkluderar teknisk utrustning, byggnadsdelar och andra resurser. Därefter upprättar man en estimerad tidsplan för när de olika delarna skall ses över och när byte av utrustning eller upprustning av konstruktion behöver utföras. Nedan listar vi några tänkvärda tips:

Grundpelare

• Bedöm risker och prioritera de olika underhållsåtgärder som beslutats baserat på säkerhet, driftskritikalitet och kostnader.
• Bestäm hur ofta olika typer av underhållsåtgärder ska utföras. Skapa rutiner och scheman och utse ansvarig för de olika insatserna för att säkerställa regelbundenhet.
• Dokumentera noggrant. Registrera alla utförda åtgärder, inspektioner och eventuella problem för framtida referens och analys.
• Utbilda och kommunicera samtliga berörda. Se till att förvaltningspersonal är korrekt utbildad för att utföra underhållsuppgifter och kommunicera klart och tydligt om förväntningarna och procedurerna.

Exempel på kunder som vi jobbar med

Många av våra kunder är bostadsrättsföreningar som vill ha hjälp med sin underhållsplanering. När vi hjälper kunden med att upprätta en underhållsplan och engagerar oss i deras förening känner kunden i många fall stort förtroende och vill att vi tar ett mer omfattande ansvar och även hjälper till i utförandet av åtgärderna enligt den plan som upprättats. I många fall som nämns i texten ovan har ju bostadsrättsföreningarna redan en förvaltare kopplad till sin dagliga tillsyn så det är också vanligt att vi hjälper dem i sitt arbete åt föreningen. Vi jobbar även direkt med fastighetsägare med den här typen av frågor.

Peter Sunvisson, utredare och energikunnig.

Utmaningar i att upprätta en underhållsplan

För att ge lite konkreta exempel kan det t.ex. vara en utmaning med att upprätta en plan som ser till hela fastighetens behov då det är många delar som behöver vävas in. Ofta upptäcker vi att man gjort någon förändring av sin fastighet och med det missat att lägga till viktiga delar i sin tidigare upprättade underhållsplan. Det kan inte nog påpekas vikten av att revidera sin underhållsplan och helt enkelt arbeta med det som ett levande dokument, säger Peter

Vår slutsats gällande underhållsplan för BRF 

Underhållsplaner utgör ryggraden för en välmående hållbar byggnad med god ekonomi. Genom att anta en proaktiv strategi för underhåll bidrar man högst sannolikt till att förlänga livslängden för sina tillgångar. Att investera tid och resurser i att utveckla och genomföra noggrant utformade underhållsplaner är en investering som betalar sig själv över tid. Och bor man i en förening där man upplever att ”övergripande kompetens” besitts i föreningen så går det också att anlita externa styrelseproffs för just BRF och det kan ju också vara ett tips att ta med som avslutande ord.